Chuyên đề: Tổ chức công việc hiệu quả - Khóa học: CEO – Giám đốc điều hành doanh nghiệp - Trường Doanh Nhân Bizuni

Tổ chức công việc hiệu quả

 

Giảng viên Hồ Trọng Lai

Tóm tắt bài giảng

Tầm quan trọng của tổ chức công việc:

  • Năng lực của một cá nhân hình thành 10% từ kiến thức của họ, 20% hình thành từ kỹ năng, còn lại 70% phụ thuộc vào thái độ của họ khi làm việc.
  • Thái độ làm việc của cá nhân phụ thuộc vào động lực làm việc việc mà động lực đó được kích thích từ tổ chức.
  • Rất nhiều doanh nghiệp có đủ khả năng về tài chính, tuyển dụng nguồn nhân lực tốt tuy nhiên sự phối hợp, tổ chức các nguồn lực này gây ra xung đột dẫn đến hiệu quả làm việc không tốt.
  • Vì vậy, vấn đề tổ chức công việc hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.
  • Nguồn nhân lực chất lượng tốt và cơ chế hoạt động, cách thức hình thành hay tổ chức công việc là điều kiện cần và đủ để mang lại hiệu quả trong công việc.

Tổ chức bộ máy:

  • Mục đích như là 1 viên gạch đầu tiên để hình thành nên 1 tổ chức.
  • Nếu tổ chức bộ máy sai thì cơ chế hoạt động giữa các bộ phận không liên lạc được với nhau thì dù cá nhân có giỏi bao nhiêu cũng không mang lại hiệu quả.

 5 nguyên tắc khi thiết kế bộ máy:

  1. Thống nhất chỉ huy: mỗi người thừa hành chỉ có một người cấp trên và chỉ báo cáo, nhận lệnh của người đó mà thôi.
  2. Gắn liền với mục tiêu: bộ máy tổ chức phải gắn liền với mục tiêu, chức năng nhiệm vụ cho tổ chức đó.
  3. Hiệu quả: bộ máy phải có kết quả hoạt động cao nhất với chi phí thấp nhất.
  4. Cân đối: bộ phận phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm; và khối lượng công việc giữa các bộ phận.
  5. Linh hoạt: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của môi trường bên ngoài.

Quy trình thiết kế tổ chức bộ máy (5 bước):

Bước 1: xác định chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.

Bước 2: Xác lập quy trình thực hiện các nhiệm vụ.

  • Mỗi nhiệm vụ được thực hiện theo 1 quy trình riêng.
  • Quy trình được xây dựng bằng phương pháp 4W (What, Who, When, Where)-1H (How: bằng cách nào, đo lường như thế nào).

Bước 3: Lên sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự.

Bước 4: Xác định mô tả công việc (JD) cho từng vị trí.​

Bước 5: Bố trí nhân sự phù hợp.

 

  • Sau khi có sơ đồ tổ chức, JD và định biên, căn cứ vào nguồn nhân lực có sẵn mà bố trí sắp xếp cho phù hợp.
  • Để giữ chân nhân viên, hàng năm nên thực hiện “ development talk” và xây dựng “ career path”. 

Tổ chức không gian làm việc:

  • Hiện nay, các doanh nghiệp không còn bố trí không gian theo kiểu truyền thống nữa mà bắt đầu có xu hướng xây dựng không gian mở nhằm tạo sự thoải mái và kích thích sự sáng tạo cho nhân viên.
  • Với sự phát triển của công nghệ, việc tổ chức không gian không còn bị giới hạn về mặt địa lý.
  • Tuy nhiên, việc tổ chức không gian phải phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan cũng như nhu cầu của nhân viên.

Sắp xếp hồ sơ giấy:

  • Mỗi Bộ phận phải có danh mục hồ sơ.
  • Mổi cá nhân có danh mục hồ sơ riêng
  • Các hồ sơ phải có phê duyệt và được cập nhật 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần.
  • Mỗi hồ sơ, có danh mục chung và bảng kê chi tiết.

Sắp xếp hồ sơ điện tử:

  • Quản lý hồ sơ theo các cấp folder khác nhau.
  • Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
  • Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
  • Cần có một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau.

Lập kế hoạch công việc:

  • Hầu như các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện.
  • Doanh nghiệp có nguồn nhân lực tốt nhưng không hình dung ra cách thức và phương án làm việc sẽ dẫn đến thất bại trong kinh doanh.
  • Quy trình lập kế hoạch gồm 5 bước:

Bước 1: Xác lập mục tiêu. Có 2 loại mục tiêu:

  • Mục tiêu chính (mục tiêu dài hạn)
  • Mục tiêu hỗ trợ (mục tiêu ngắn hạn)

Bước 2: Đánh giá tình thế

  • Phân tích tình hình tổ chức: để đạt được mục tiêu thì cần phải phát huy những điểm mạnh nào, khắc phục hay loại bỏ các điểm yếu và tối thiểu hóa rủi ro.
  • Đánh giá theo mô hình 5 Ms:
  • (Con người): số lượng nhân sự, trình độ, kỹ năng, chế độ lương, thưởng…
  • (Các công cụ/nguyên vật liệu để thực hiện nhiệm vụ): tờ rơi, mẫu thử, kệ trưng bày, các quy định về sản phẩm,…
  • (Máy móc): máy tính, máy pha chế, chế độ bảo dưỡng, bảo hành…
  • (Phương pháp): các vấn đề về thông tin liên lạc, quy trình thực hiện, báo cáo,…
  • (Thước đo): KPI, các chỉ tiêu,…
  • Lưu ý: quan tâm đến vấn đề kinh phí để thực hiện nhiệm vụ.

Bước 3: Phát triển tình huống

  • Câu hỏi What – If giúp tìm ra nhiều tình huống và kích thích sự sáng tạo để giải quyết các tình huống đó.
  • Luôn đặt ra 3 trường hợp để giải quyết nhiệm vụ: tốt – bình thường – xấu.

Bước 4: Lựa chọn phương án

  • Sử dụng ma trận chọn lựa để chọn ra phương án phù hợp nhất.
  • Việc sử dụng ma trận này giúp cho chúng ta loại bỏ được tính chủ quan và khoa học hơn khi lựa chọn phương án.

Bước 5: Thực hiện và đánh giá

  • Sử dụng sơ đồ Gantt cho biết chúng ta thực hiện công việc như thế nào, ai là người thực hiện và thời gian thực hiện.
  • Sau khi thực hiện thì đánh giá lại và kết hợp với phân tích môi trường bên ngoài để điều chỉnh sao cho phù hợp.

 

** Anh chị vui lòng xem trailer bài giảng để tìm hiểu chi tiết hơn.

Tổ chức công việc hiệu quả

GV Hồ Trọng Lai. 


 

Bình luận