Doanh nhân

Cách để bạn quản lý thời gian hiệu quả

quan-ly-thoi-gian

 

Đa số các doanh nhân ước rằng họ quản lý thời gian tốt hơn. Chỉ có 8 tiếng trong một ngày làm việc bình thường, nhưng mỗi ngày chúng ta cảm thấy cần đến 20 giờ để hoàn thành hết các công việc.

 

Có nhiều giải pháp cho vấn đề này. Một trong những chiến lược hữu hiệu nhất là học cách giao việc cho người khác hiệu quả để giảm khối lượng công việc của bạn. Bạn cũng có thể tự động hóa một số công việc để không phải chủ động quản lý chúng.

 

Nhưng khi bạn đã sử dụng những chiến lược này mà vẫn thiếu thời gian, chỉ còn có một cách duy nhất để tối ưu hóa năng suất làm việc: quản lý thời gian. Chỉ bằng cách quản lý thời gian tốt hơn bạn mới có thể làm được nhiều việc nhất trong ngày.

 

Có nhiều lời khuyên về cách quản lý thời gian, và một số đi ngược lại với nhau, còn một số thì hoàn toàn đi ngược lại logic. Tôi thấy rằng một trong những lời khuyên quan trọng nhất để bạn quản lý thời gian tốt hơn là dựa vào các ô thời gian.

 

Ô thời gian là gì

 

Nếu bạn không biết khái niệm này, ô thời gian là các khoảng thời gian mà bạn sử dụng để lên kế hoạch làm việc. Đa số mọi người chia các ô thời gian thành 1 tiếng hay nửa tiếng trong này làm việc. Ví dụ, họ dành 1 tiếng để họp buổi sáng, 30 phút để trả lời email, 30 phút gặp mặt khách hàng và 1 tiếng cho việc làm việc trên dự án.

 

Cách chia thời gian này hiệu quả bởi vì nó giúp bạn ước chừng thời gian mà mỗi công việc cần, giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả hơn và tập trung vào các công việc quan trọng trong ngày.

 

Vấn đề là nếu bạn chỉ dùng các ô thời gian gồm 30, 45 hay 60 phút, bạn đang không tận dụng hết lợi thế của chiến lược này. Thay vào đó, hãy chia ô thời gian nhỏ hơn nữa, mỗi 10 phút (chiến lược này được sử dụng bởi Elon Musk).

 

Tại sao những ô thời gian này lại hiệu quả?

 

Chống lại Quy luật Parkinson

 

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng ô thời gian nhỏ hơn là việc bạn có thể chống lại ảnh hưởng của Quy luật Parkinson. Nếu bạn không biết khái niệm này, Quy luật Parkinson nói rằng công việc của bạn sẽ tốn bao nhiêu thời gian mà bạn dành cho nó. Nói cách khác, nếu bạn dành 1 giờ để làm một công việc nào đó, thường thì công việc đó sẽ tốn một hoặc gần một giờ, thay vì có thể là 40 hoặc 45 phút. Nếu bạn sử dụng quy mô thời gian hẹp hơn, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn.

 

Điều này rất hữu dụng cho các buổi họp, bởi chúng thường chiếm thời gian không hiệu quả. Thay vì dành 30 phút cho một cuộc họp, cân nhắc chỉ dành 20 hoặc 25 phút, như vậy bạn sẽ có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong ngày.

 

Sự nhận biết và chính xác

 

Những ô thời gian nhỏ hơn cũng giúp bạn quản lý thời gian chính xác hơn, cho phép bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Điều này khiến bạn nhận biết được những công việc nào đang chiếm phần lớn thời gian trong ngày, và điều gì đang lãng phí thời gian của bạn. Bạn càng có sự nhận biết về cách bản thân tiêu thời gian thì bạn càng có thể thay đổi thói quen của mình một cách hiệu quả.

 

Kiểm soát giờ nghỉ

 

Sử dụng các ô thời gian nhỏ hơn cũng cho phép bạn sử dụng giờ nghỉ để đẩy cao năng suất làm việc. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng giờ nghỉ có tác dụng khiến bạn làm việc hưng phấn hơn, giảm stress và nâng cao năng suất làm việc. Khi chúng ta cảm thấy bị quá tải bởi công việc, chúng ta thường ngại có giờ nghỉ. Tuy vậy, nếu bạn lên kế hoạch cuộc họp 55 phút (thay vì 1 tiếng), hoặc trả lời email trong 20 phút (thay vì 30 phút), bạn sẽ có thể dành thời gian để nghỉ ngơi. Bạn cũng có thể thử nghiệm lên kế hoạch cho các thời gian nghỉ này để xem nghỉ lúc nào mang lại hiệu quả cao nhất. Cuối cùng, bạn sẽ có thể tìm được nhịp làm việc phù hợp với bản thân, giúp năng suất công việc của bạn đạt tầm cao mới.

 

Vấn đề khi sử dụng chiến lược này

 

Cách tiếp cận này không hoàn hảo hoặc có tác dụng với tất cả mọi người. Ví dụ, việc chia thời gian ra thành các ô năm phút sẽ tốn thời gian rất nhiều so với việc chỉ chia thời gian ra thành từng giờ. Hơn nữa, nếu kế hoạch thời gian của bạn đổ bể, ví dụ như một công việc mà bạn dành 5 phút để làm lại tốn 10 phút, như vậy toàn bộ lịch làm việc trong ngày còn lại sẽ bị ảnh hưởng. Một điều nữa là hiệu quả của chiến lược này cũng sẽ khác biệt với từng người.

 

Tuy vậy, những điểm trừ này cũng có thể bị loại bỏ. Ví dụ, nếu bạn lo lắng về độ liền mạch của lịch làm việc, bạn có thể tạo ra những khoảng thời gian trống để làm đệm cho trường hợp công việc của bạn kéo dài hơn dự kiến. Nếu bạn là người gặp khó khăn trong cách quản lý thời gian truyền thống, hãy thử chiến lược này, bạn sẽ có thể bất ngờ trước kết quả mang lại.

 

Theo Entrepreneur

 

Leave a Comment

Your email address will not be published.

You may also like

error: Content is protected !!