Trang chủ Lãnh Đạo Doanh Nghiệp Cách để tiếp tục vận hành công ty khi tai họa xảy ra

Cách để tiếp tục vận hành công ty khi tai họa xảy ra

by BizUni - KTQT
tai-hoa

Không may là các kế hoạch chuẩn bị cho tai họa thường không được ngó nhìn tới cho đến khi tai nạn thực sự xảy ra. Các doanh nghiệp ở mọi kích cỡ thường nói là họ có kế hoạch chuẩn bị cho tình huống xấu nhất, nhưng đa số chỉ là nói suông. Bất kể trong trường hợp một cuộc tấn công mạng, thảm họa thiên nhiên hay dịch bệnh toàn cầu, sự thiếu chuẩn bị sẽ mang lại những hậu quả không ngờ đến. Lúc đó bạn mới vội vàng tìm cách giải quyết thì đã quá muộn.

Kế hoạch là một phần không thể thiếu

Nếu không có kế hoạch, việc hợp tác làm việc sau khi thảm họa xảy ra sẽ rất khó khăn, nếu không muốn nói là bất khả thi. Việc này cũng sẽ phức tạp hơn rất nhiều nếu doanh nghiệp đó có trụ sở hoặc chi nhánh ở nhiều nơi. Nếu bạn mất liên lạc với một người nào đó, sẽ mất rất nhiều thời gian để có thể tìm ra họ.

Có một phát minh của thế giới hiện đại mà bạn có thể sử dụng để giảm thiểu rủi ro này: điện thoại di động. Bỏ vấn đề bảo mật sang một bên, việc có ứng dụng hay hệ thống nội bộ của công ty để kiểm soát vị trí của nhân viên có thể giúp bạn định vị họ dễ hơn rất nhiều khi tai họa xảy ra. Hệ thống này nên được phân chia ra cho từng phòng ban để quản lý có thể biết nhân viên của họ ở đâu một cách nhanh chóng.

Xem thêm  4 Cách để làm việc hiệu quả hơn

Hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết đến hệ thống đó, và cách tốt nhất là thường xuyên tập luyện quy trình lúc tai hoạc xảy ra. Những công ty lớn có thể sẽ phải tập dược mỗi quý, còn các công ty nhỏ chỉ phải làm điều này một hoặc hai lần mỗi năm. Bất kể tần suất ra sao, một kế hoạch mà mọi người đều biết và quen thuộc sẽ tốt hơn rất nhiều một bản kế hoạch nằm trong một góc tủ tại văn phòng.

Nghĩ rằng “Không có gì sẽ xảy ra”

Đây là một sai lầm mà rất nhiều lãnh đạo cấp cao mắc phải. Frank Wood, Trưởng ban An ninh tại GE Power nói: “Chúng ta thích an ủi chính mình khi nghĩ rằng không có điều gì xấu sẽ xảy ra cho bản thân, công việc hoặc cộng đồng xung quanh. Giấc mơ đó sẽ tan biến khi tai họa ập đến, và bạn nên sẵn sàng cho điều đó.”

Dành thời gian chuẩn bị kế hoạch phản ứng sẽ giúp bạn rất nhiều trong trường hợp điều không tưởng xảy ra, bởi trong tình huống khẩn cấp, đa số chúng ta không thể giữ bình tĩnh và có cái đầu lạnh.

Xác định những hệ thống cần thiết

Bạn cần biết chắc chắn việc phản ứng lại với tai họa sẽ cần sự phối hợp của những ai hoặc bộ phận nào. Ví dụ, có thể một bộ phận chỉ cần truy cập được ứng dụng nói chuyện để có thể giải quyết tình huống cho đến khi những chức năng quan trọng khác được thiết lập lại. Một bộ phận khác thì lại cần phải truy cập những tệp dữ liệu tối quan trọng, và kế hoạch của bạn cần cân nhắc điều đó. Bạn sẽ cần tối thiểu những ai và những công cụ nào để phản ứng trong trường hợp tai họa xảy đến?

Xem thêm  Kỹ năng mà người chủ doanh nghiệp cần trong những thời khắc khó khăn

Bạn cũng nên cân nhắc sử dụng dịch vụ từ các doanh nghiệp khác. Nhiều công ty tận dụng dịch vụ Web Service của Amazon, và với nhiều nguồn cung, khả năng tất cả đều bị gián đoạn là rất thấp.

Một số sai lầm thường gặp

Số lượng công ty với kế hoạch chuẩn bị cho tình huống xấu là rất thấp. Nếu các lãnh đạo cấp cao không cố lảng tránh vấn đề bằng cách hy vọng tai họa không xảy đến, họ đang làm một trong ba điều sau:

    • Không đầu tư công sức vào kế hoạch phòng chống rủi ro.
    • Không kiểm tra hệ thống và tập dượt.
    • Kiểm tra hệ thống nhưng không biết đâu là bộ phận tối quan trọng và cần thiết.

Doanh nghiệp càng lớn thì công việc này càng trở nên khó khăn. Mặt khác, một kế hoạch chi tiết là rất cần thiết bởi những bánh răng hoạt động không ngừng nghỉ trong các tổ chức này.

Vài điều khác cần lưu ý

Nhân viên của bạn cần nhiều điều để có thể tiếp tục hợp tác trong trường hợp tai họa xảy ra. Dưới đây là một số lưu ý mà các lãnh đạo cấp cao nên cân nhắc khi tạo ra một kế hoạch phòng chống rủi ro:

  • Cách liên lạc với nhân viên khi các hệ thống bình thường không hoạt động.
  • Kế hoạch cần được thử nghiệm ở cấp độ chiến lược để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động.
  • Rất khó để đo ROI của kế hoạch trước khi nó được sử dụng. Điều này cũng đúng khi bạn quyết định mua bảo hiểm cho công ty của mình.
  • Đảm bảo rằng các lãnh đạo cấp cao hiểu rõ cách kế hoạch vận hành kể cả trong trường hợp liên lạc là bất khả thi.
Xem thêm  Sự sáng tạo là công cụ giải quyết vấn đề tốt nhất mà bạn có – Hãy tận dụng khả năng đó

Trong một tai họa, các doanh nghiệp lớn sẽ mất rất nhiều tiền nếu nhân viên không có cách nào để liên lạc và phản ứng. Có một kế hoạch vững vàng sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều ngay cả khi thế giới đang sụp đổ xung quanh.

Theo Entrepreneuer

Bạn cũng sẽ thích

Để lại bình luận

Giới thiệu

Học viện Kinh doanh & Tài chính BizUni (trước đây là Trường đào tạo QTKD BizUni) được doanh nhân Lâm Minh Chánh thành lập năm 2017 với sứ mệnh “Nâng tầm doanh trí”, phổ cập kiến thức về quản trị doanh nghiệp.

error: Content is protected !!