Doanh nhân

7 BƯỚC ĐỂ CHUẨN BỊ MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH

Cách tốt nhất để chống lại sự lo lắng khi thuyết trình trước đám đông là chuẩn bị tốt. Bằng cách xây dựng bài thuyết trình của bạn một cách có hệ thống, tránh những sai lầm thường gặp giải quyết sự lo lắng khi phải phát biểu trước đám đông, bạn có thể vượt qua thử thách này một cách dễ dàng.

Nếu các bạn chưa có kinh nghiệm diễn thuyết, những bước này sẽ giúp bạn trở thành một diễn giả tuyệt vời. Nhưng hãy nhớ rằng chỉ với việc tập luyện thường xuyên bạn mới có thể làm những việc này một cách tự nhiên.

1. Viết một bản tóm tắt.

Nếu một người hỏi “ Bài thuyết trình này nói về vấn đề gì?” bạn nên trả lời được trong vòng một hoặc hai câu ngắn gọn. Nếu bạn ngập ngừng hoặc giải thích quá dài dòng, người nghe sẽ mất tập trung. Giống như một bài tiểu luận hoặc một bài báo hay, một bài thuyết trình tốt nên có mục tiêu và trọng tâm rõ ràng.

Hãy viết một bản tóm tắt và gạch đầu dòng những điều bạn muốn khán giả hiểu được sau bản thuyết trình của mình.

2. Xây dựng bài thuyết trình theo trình độ hiểu biết của người nghe.

Khi bạn là một chuyên gia trong một lĩnh vực, chưa chắc những điều bạn nói người nghe sẽ hiểu hết. Ai cũng đã phải ngồi qua những bài thuyết trình dài dòng với tất cả thuật ngữ cơ bản được giải thích bởi người diễn thuyết, nhưng phải nghe một người nói về những kiến thức chuyên sâu mà bạn không hiểu gì thì cũng tệ vậy.

Hãy nghĩ xem khán giả của bạn là ai và họ muốn biết điều gì khi bạn xây dựng bài thuyết trình. Ví dụ nếu bạn đang phát biểu trước những người có trình độ chuyên môn cao, bạn sẽ không cần phải giải thích những thuật ngữ cơ bản.

Hoặc nếu bạn đang dạy kiến thức mới cho một nhóm người không có hiểu biết gì về vấn đề bạn đang trình bày, hãy giải thích những cụm từ đặc biệt và từ viết tắt cũng như tách thông tin ra nhiều đoạn để người nghe có thể “tiêu hoá” hết.

3. Không sử dụng quá nhiều ví dụ.

Khi xây dựng bài thuyết trình, chú ý trình tự và số lượng của các ví dụ phải rõ ràng. Những diễn giả thiếu kinh nghiệm thường làm thính giả quá tải thông tin khi cho họ quá nhiều ví dụ. Sử dụng ví dụ để giải thích những khái niệm hoặc quy trình phức tạp một chiến lược tốt, tuy nhiên chú ý không nên sử dụng chúng một cách bừa bãi.

Khi đọc lại các ví dụ đưa ra, bạn hãy tự hỏi ”Khán giả học được gì từ ví dụ này mà họ không học được từ những ví dụ khác?”

Điều này cũng áp dụng được cho những thông tin và số liệu bạn đưa ra. Đương nhiên có những bài thuyết trình cần rất nhiều số liệu và thông tin, nhưng chèn quá nhiều thông tin sẽ khiến người nghe bối rối. Hãy đảm bảo bài thuyết trình của bạn đi đúng hướng và tránh sự lặp lại.

4. Tập luyện với đạo cụ.

Ngay cả những diễn giả chuyên nghiệp cũng tập luyện. Bạn nên luyện tập thường xuyên và sử dụng tất cả những công cụ bạn cần trong ngày diễn thuyết. Nếu bạn lo lắng khi phải phát biểu trước đám đông, hãy nhờ bạn bè và gia đình làm chuột bạch để tập luyện.
Nếu có thể, hãy tập luyện trong thính phòng mà bạn sẽ diễn thuyết. Nếu bạn làm quen với không gian và đạo cụ trước, bạn sẽ không cần phải để tâm đến chúng trong ngày trọng đại.

5. Đến sớm.

Nếu bạn hay đi muộn, hãy bù lại vào ngày bạn phải thuyết trình. Đừng đi đúng giờ, hãy đi sớm hơn. Nếu bạn diễn thuyết trong một thính phòng, bạn sẽ phải kiểm tra âm thanh, hoặc nếu bạn thuyết trình trong phòng hội nghị hoặc lớp học, bạn sẽ phải tự chuẩn bị đạo cụ của mình.
Bạn vẫn nên đến sớm ngay cả khi bạn không sử dụng thiết bị, đặc biệt nếu bạn chưa bao giờ đến địa điểm thuyết trình một lần nào. Không gì làm thần kinh của bạn căng thẳng hơn là phải đi tìm địa điểm bạn sẽ phải thuyết trình.

6. Sử dụng CTA nếu có thể.

Nếu mục đích của bài thuyết trình là khích lệ khán giả làm gì đó, như là mua hàng, cộng tác trong một dự án hoặc tham gia một hoạt động cụ thể, hãy sử dụng lời kêu gọi hành động (CTA – Call To Action).
CTA được sử dụng rất nhiều trong quảng cáo; chúng thường được đặt ở cuối quảng cáo và rất rõ ràng. Một câu nói như “Hãy tham gia” không phải là một CTA tốt bởi nó không cụ thể. Một CTA tốt hơn sẽ là “ Hãy tham dự sự kiện của chúng tôi vào ngày 3/5 – bạn có thể mua vé tại website này.”

7. Bạn không phải là người duy nhất.

Diễn thuyết trước đám đông nỗi sợ của nhiều người. Thông tin này sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn về khả năng của mình trước khi bước vào khán phòng. Khán giả muốn bạn làm tốt, nhưng họ cũng hiểu rằng bạn không phải là một nhà diễn giả chuyên nghiệp.
Nếu bạn xảy chân trong bài thuyết trình, ví dụ đọc nhầm một vài chữ hoặc dừng lại để xem ghi chú, khả năng cao mọi người sẽ không phản ứng tiêu cực với những điều đó. Ngược lại, họ sẽ kiên nhẫn đợi đến khi bạn bình tĩnh trở lại. Điều này rất đúng nếu bạn chưa có kinh nghiệm thuyết trình và nó không phải là một phần tất yếu của công việc.
Mọi người biết rằng diễn thuyết rất khó khăn, và bạn sẽ nhận được sự quan tâm, chăm sóc từ thính giả của mình.

Mona Bushnell, Business News Daily.

Viết bình luận

Your email address will not be published.

Có thể bạn cũng quan tâm