Quản trị

HIỂU ĐÚNG VỀ KPI ĐỂ THIẾT LẬP KPI THIẾT THỰC, VẬN DỤNG ĐƯỢC

Định nghĩa KPI


Key Performance Indicator (KPI) là những chỉ số đánh giá sự hiệu quả trong các hoạt động của một doanh nghiệp và được sử dụng bởi nhiều tổ chức như một thước đo năng suất và hiệu quả công việc trên mọi cấp bậc.

Ví dụ KPI có thể được sử dụng để theo dõi hiệu quả hoạt động của cả một doanh nghiệp, nhưng KPI cũng có thể được sử dụng để tập trung vào năng suất làm việc của các nhân viên trong phòng sale, marketing hoặc hỗ trợ khách hàng.

  1. Điều gì làm KPI hiệu quả?

Chúng ta đã biết rằng KPI đại diện cho chỉ số đánh giá sự hiệu quả, nghĩa là nó chỉ đáng giá khi bạn hành động dựa theo những số liệu đó. Rất nhiều khi các doanh nghiệp sử dụng một cách mù quáng những KPI thường dùng trong ngành của họ và tự hỏi tại sao điều đó không mang lại thay đổi gì tích cực. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất nhưng hay bị bỏ quên của KPI, chúng là một phương thức để giao tiếp. Vì vậy, chúng tuân thử những quy tắc của bất kì hình thức giao tiếp nào khác: chúng ta sẽ dễ dàng tiếp nhận và hành động dựa trên những thông tin đó nếu chúng súc tích, rõ ràng.
Để lập một chiến lực khi xây dựng KPI, bạn nên bắt đầu từ những thứ căn bản nhất như mục tiêu của doanh nghiệp là gì, bạn định đạt mục tiêu đó như thế nào và ai sẽ là người thực hiện chúng dựa trên những thông tin đó. Bạn nên làm việc với những quản lý,trưởng phòng và các nhà phân tích thường xuyên để hiểu rõ hơn hoạt động nào cần được đo với KPI cũng như thông tin đó nên được chia sẻ cho nhân sự nào.

  1. Cách để xác định KPI


Xác định những chỉ số đánh giá này có thể trở nên rất phức tạp. Từ quan trọng nhất trong KPI là “Key” (chìa khóa – trong trường hợp này là sự hiệu quả trong những hoạt động mang tính chìa khóa) bởi tất cả các KPI cần liên quan tới một kết quả rõ ràng trong hoạt động kinh doanh. KPI thường bị nhầm lẫn với chỉ số hoạt động (Business Metrics), và mặc dù chúng thường xuyên được sử dụng chung với nhau, KPI cần được xác định dựa trên những mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp. Hãy làm theo những bước sau khi xác định KPI:

  • Kết quả bạn mong đợi là gì?
  • Tại sao kết quả đó lại quan trọng?
  • Bạn sẽ làm cách nào để theo dõi tiến trình công việc?
  • Làm cách nào để bạn có thể ảnh hưởng đến kết quả công việc?
  • Ai là người chịu trách nhiệm cho kết quả công việc?
  • Làm cách nào bạn có thể biết được mình đã đạt được kết quả mong đợi?
  • Bạn sẽ kiểm tra tiến trình công việc bao lâu một lần?

Ví dụ mục tiêu của bạn là tăng doanh số bán hàng trong năm. Chúng ta hãy gọi nó là KPI Tăng trưởng Sale, và đây là cách bạn xác định KPI:

  • Tăng trưởng doanh thu sale 20% trong năm
  • Đạt mục tiêu này sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn sinh lãi
  • Tiến độ sẽ được đo bằng sự phát triển trong doanh thu
  • Bằng cách tuyển thêm nhân viên sale hoặc khuyến khích khách mua thêm hàng
  • Trưởng phòng Sale sẽ chịu trách nhiệm cho việc này
  • Khi doanh thu tăng thêm 20% trong năm
  • Kiểm tra tiến trình mỗi tháng

  1. KPI Thông Minh là gì?

Một trong những cách để đánh giá sự hữu dụng của KPI là tiêu chí SMART. Chúng đại diện cho:

  • Specific – Mục tiêu của bạn có Cụ Thể hay không?
  • Measure – Bạn có thể Đo Lường được tiến trình dẫn đến mục tiêu đó hay không?
  • Attainable – Mục tiêu đó liệu có thực sự Khả Thi?
  • Relevant – Mục tiêu đó Quan Trọng như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn?
  • Time – frame – Mục tiêu đó có Mốc Thời Gian ra sao?

  1. KPI Thông Minh Hơn?

Tiêu chí SMART có thể được mở rộng hơn thành SMARTER với Evaluate – Đánh GiáReevaluate – Đánh Giá lại. Hai bước này là cực kì quan trọng bởi chúng đảm bảo rằng bạn liên tục đánh giá KPI và sự quan trọng của chúng cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, nếu bạn đã vượt qua mục tiêu doanh thu của bạn trong năm, bạn nên xác định xem liệu điều đó có phải do bạn đặt mụct tiêu quá thấp hay có một yếu tố khác.

  1. Cách để lập ra và phát triển KPI

Khi lập ra hoặc phát triển một KPI, bạn cần phải cân nhắc xem KPI đó có liên quan như thế nào đến một mục tiêu hay kết quả cụ thể trong kinh doanh mà bạn muốn. KPI cần phải được căn chỉnh tùy theo hoàn cảnh của bạn và chúng nên được xây dựng để giúp bạn đạt được những mục tiêu của mình. Hãy làm theo những bước này khi lập ra một KPI:

Xác định mục tiêu rõ ràng cho KPI của bạn

Xác định một mục tiêu rõ ràng cho KPI của bạn là vô cùng quan trọng – nếu không phải điều quan trọng nhất – trong khi phát triển KPI.
Một KPI cần phải có sự quan hệ mật thiết với một mục tiêu kinh doanh chủ chốt. Không chỉ là một mục tiêu kinh doanh hay một điều mà ai đó trong doanh nghiệp của bạn nghĩ là quan trọng. nó cần phải là thứ làm nên thành công cho một tổ chức.
Nếu không làm vậy, bạn đang nhắm tới một mục tiêu không có ảnh hưởng gì đến kết quả kinh doanh,và công sức của bạn là công cốc. Tệ nhất là điều đó có thể khiến bạn phí thời gian, tiền bạc và tài nguyên mà đáng giá nên được đầu tư vào những việc khác.
Điều mà bạn cần rút ra: KPI không chỉ là một dãy những con số. Chúng cần phải làm sáng tỏ một cách chiến lược về những điều mà doanh nghiệp của bạn đang cố để thực hiện. Bạn có thể (hoặc nên có thể) học được rất nhiều về mô hình kinh doanh của một công ty chỉ bằng cách nhìn vào những KPI mà họ có.
Nếu bạn không viết ra những mục tiêu rõ ràng, chúng sẽ trở thành vô dụng.

Chia sẻ KPI


KPI của bạn vô dụng nếu nó không được giao tiếp một cách hợp lý. Làm sao để nhân viên của bạn – những người có trọng trách thực hiện tầm nhìn mà bạn đã vạch ra cho doanh nghiệp – có thể làm công việc của họ nếu họ không biết mục tiêu của bạn là gì? Hoặc tệ hơn: Không chia sẻ những chỉ số KPI của bạn sẽ khiến nhân viên và cổ đông cảm thấy khó chịu khi họ không thể biết được định hướng của công ty trong tương lai.
Chia sẻ KPI của bạn là một chuyện (ngay cả điều này nhiều doanh nghiệp cũng làm chưa tốt). Hơn thế nữa, chúng cần được giao tiếp đúng cách thức.
KPI cần có một bối cảnh cụ thể để có thể trở nên hiệu quả. Bạn chỉ có thể làm được điều đó nếu bạn giải thích bạn đang đo cái gì và tại sao bạn lại đo điều đó. Nếu không chúng chỉ là những con số vô ý nghĩa đối với nhân viên của bạn.
Hãy giải thích cho nhân viên của bạn tại sao bạn lại đo và bạn đang đo lường điều gì. Trả lời các câu hỏi tại sao bạn lại chọn KPI này thay vì KPI khác. Và điều quan trọng nhất? Lắng nghe. KPi không phải lúc nào cũng đúng hoặc rõ ràng cho tất cả những bên tham gia. Lắng nghe nhân viên của mình sẽ giúp bạn nhận ra điểm nào về mục tiêu của doanh nghiệp mà họ không hiểu.
Ví dụ bạn nhận được rất nhiều câu hỏi tại sao lợi nhuận không phải là một KPI của công ty bạn. Đó là một câu hỏi đáng được nhân viên của bạn đặt ra, bởi kiếm tiền là một phần quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Nhưng có lẽ doanh thu không phải là mối bận tâm của bạn tại thời điểm đó, bởi bạn đang muốn đầu tư mạnh vào phát triển và nghiên cứu hoặc đang xem xét mua lại các công ty khác. Việc nhận được nhiều câu hỏi như vậy là tín hiệu bạn cần phải giải thích rõ ràng hơn về KPI cũng như những mục tiêu chiến lược của chúng.
Và biết đâu nhân viên của bạn có thể đóng góp ý tưởng để cải thiện những KPI đó.

Kiểm tra KPI theo tuần hoặc tháng

Việc theo dõi KPI của bạn thường xuyên là rất cần thiết cho sự phát triển và duy trì của chúng. Đương nhiên kiểm tra tiến độ của bạn so với KPI là quan trọng (nếu không lập ra KPI để làm gì?), nhưng theo dõi tiến độ của bạn cũng rất quan trọng trong việc đáng giá KPI bạn đã lập ra có thành công hay không.
Không phải KPI nào cũng thành công. Một số đặt ra những mục tiêu không thể đạt được, trong khi một số khác không thể theo dõi được những mục tiêu kinh doanh mà chúng được thiết lập để đánh giá. Chỉ bằng cách thường xuyên kiểm tra thì bạn mới có thể quyết định được liệu đã đến lúc để thay đổi KPI của mình.

Hãy đảm bảo rằng KPI lập ra có thể thực hiện được

Việc đảm bảo KPI của bạn có thể thực hiện được cần qua năm bước:

  1. Xét lại những mục tiêu kinh doanh của bạn.
  2. Phân tích năng suất thời điểm hiện tại.
  3. Đặt ra những KPI ngắn và dài hạn.
  4. Xét lại chúng với nhân viên của bạn.
  5. KIểm tra tiến trình làm việc và đưa ra thay đổi phù hợp.

Chúng ta đã nói qua hầu hết những điều này, nhưng điều đáng được quan tâm là sự cần thiết trong việc đưa ra mục tiêu ngắn và dài hạn. Một khi bạn đã đặt ra một mục tiêu trong tương lai (ví dụ là cho vài quý tới, hoặc cho năm tài chính của bạn) bạn có thể nhìn lại và đưa ra những mốc cần thiết mà bạn cần đạt để có thể cán đích.
Ví dụ bạn muốn có 1,500 người đăng kí nhận thông báo của bạn trong quý đầu tiên của năm. Để làm điều đó bạn sẽ cần phải thiết lập mục tiêu cho từng tháng, mỗi hai tuần hay thậm chí là hàng tuần. Bằng cách đó bạn sẽ có thể liên tục đưa ra nhận định và điều chỉnh cần thiết để có thể đạt được mục tiêu dài hạn đó.
Bạn cũng có thể chia mục tiêu nhỏ ra theo từng tháng, trong trường hợp này là 500 người vào mỗi tháng từ tháng 1 đến tháng 3. Tuy nhiên có lẽ bạn cần phải cụ thể hơn một chút, do tháng 1 và tháng 3 có nhiều ngày hơn tháng 2 nên mục tiêu cho hai tháng đó sẽ lớn hơn. Hoặc có thể trang web của bạn được truy cập nhiều hơn vào tháng 2 do nghỉ Tết nên bạn quyết định đặt mục tiêu là 800 cho tháng đó.
Bất kể trường hợp nào, hãy đảm bảo rằng bạn chia nhỏ KPI để đặt ra những mục tiêu ngắn hạn.

Phát triển KPI của bạn để phù hợp với những thay đổi trong nhu cầu của doanh nghiệp


Những KPI không được cập nhật thường xuyên sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Ví dụ doanh nghiệp của bạn vừa triển khai một dòng sản phẩm mới hoặc mở rộng hoạt động ra nước ngoài. Nếu bạn không cập nhật KPI, nhân viên của bạn sẽ tiếp tục chạy theo những mục tiêu không phù hợp với định hướng chiến lược mới.
Bạn có thể nghĩ rằng dựa vào những kết quả đạt được bạn có thể tiếp tục hoạt động như vậy tại một đẳng cấp cao hơn. Trong thực tế, bạn có thể đang theo dõi những KPI sai lệch, chúng không nắm bắt được ảnh hưởng của những nỗ lực bạn đang thực hiện hoặc những mục tiêu chiến lược của hoạt động doanh nghiệp.
Kiểm tra KPI của bạn hàng tháng (hoặc tối ưu là hàng tuần) sẽ cho bạn cơ hội để căn chỉnh – hoặc thay đổi hoàn toàn hướng đi.
Bạn còn có thể tìm ra những cách mới và hiệu quả hơn để đạt những mục tiêu đó.

Kiểm tra xem những mục tiêu KPI của bạn có khả thi hay không

Việc đặt ra những mục tiêu khả thi cho nhân viên của bạn là cần thiết. Một mục tiêu quá cao sẽ khiến nhân viên của bạn bỏ cuộc trước khi thực hiện. Đặt mục tiêu quá thấp và bạn sẽ nhanh chóng rơi vào cảnh băn khoăn làm gì tiếp theo khi bạn đã đạt được mục tiêu doanh thu trong năm khi mới làm việc được hai tháng.
Vì thế sự phân tích hiệu suất làm việc của bạn là rất quan trọng, bởi nếu không bạn sẽ mù quáng đi tìm những con số không có thực trong hiện tại. Năng suất làm việc hiện tại cũng là điểm bắt đầu tốt để bạn quyết định xem điểm nào cần được cải thiện.
Hãy sử dụng số liệu thường xuyên hơn khi bạn đã có được một sự hiểu biết nhất định về những công việc đã hoàn thành trong quá khứ. Những công cụ như Google Analytics rất tuyệt vời để làm điều này, nhưng những công cụ kế toán truyền thống cũng rất hiệu quả để theo dõi tăng trưởng trong doanh thu và lợi nhuận.

Cập nhật mục tiêu KPI khi cần thiết


KPI không phải là một hằng số bất biến. Chúng liên tục cần phải thay đổi, phát triển theo nhu cầu. Nếu bạn đặt ra KPI và bỏ quên chúng, có lẽ bạn đang chạy theo những mục tiêu không còn phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Hãy xây dựng thói quen kiểm tra tiến độ công việc của so với KPI cũng như những KPI nào cần phải được thay đổi hoặc loại bỏ.
Đối với những ai chưa từng xây dựng KPI bao giờ, những điều này có lẽ nghe rất mệt mỏi.
Nhưng tin tốt cho bạn: Một khi bạn đã trải qua quá trình này một vài lần, trong tương lai bạn sẽ có thể làm điều đó dễ dàng hơn rất nhiều.

Điều bạn nên biết

Thông thường KPI được sử dụng để đo lường sự hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như để đưa ra những thay đổi cần thiết cho doanh nghiệp thành công và phát triển.
Tuy nhiên các KPI cũng có những giới hạn của chúng.
Điều quan trọng nhất của bất kì KPI nào là sự hữu dụng của nó. Khi tính hữu dụng ấy không còn nữa, bạn không nên ngần ngại trong việc loại bỏ KPI đó và tạo ra những KPI mới phù hợp với mục tiêu trọng tâm của doanh nghiệp.

Nguồn : Klipfolio

Viết bình luận

Your email address will not be published.

Có thể bạn cũng quan tâm